Mijn 3 belangrijkste bevindingen tijdens het Social Media Ondernemer Congres 2021
Amy van Niftrik
 | October 04, 2021
 | Bloggen

Dit jaar alweer de derde editie van het Social Media Ondernemer Congres. Als eventmanager is dit mijn persoonlijke hoogtepunt van het jaar (op werkgebied dan he 😉). Bijna een jaar lang ben ik druk met de voorbereidingen. Ieder jaar weer is het op hét moment suprême dan toch weer even spannend. Heb ik overal aan gedacht? Zijn alle sprekers goed geïnformeerd? Werkt de techniek? Loopt alles zoals ik had gehoopt? In deze blog zet ik de belangrijkste bevindingen, voor mij persoonlijk, op een rij.

Een goede voorbereiding is (écht) het halve werk

Hoewel het congres ieder jaar pas plaatsvindt in september, beginnen de voorbereidingen al in november. Veel mensen verklaren ons voor gek, maar die voorbereiding is niet voor niets.

Allereerst stellen wij hoge doelen voor onszelf qua verkoopcijfers. Om deze te kunnen behalen starten we op tijd met de verkoop van tickets. En tickets verkopen zonder ook maar enige informatie over het evenement is natuurlijk onmogelijk.

Het is fijn om ruim op tijd te starten met het maken van een draaiboek, het bepalen van de line-up, samenstellen van het programma en het draaien van campagnes. Dit geeft je alle rust én vrijheid om bij te sturen indien nodig.

Het event valt of staat met een goede line-up

De voorbereidingen kunnen nog zo goed zijn, zonder goede sprekers stelt het event niks voor. Een breed aanbod van de juiste sprekers is daarom erg belangrijk. Om te bepalen welke sprekers we graag willen uitnodigen vragen we na afloop van ieder event altijd aan de bezoekers/kijkers welke sprekers zij graag willen zien. Zij zijn uiteindelijk degene waar je het voor doet.

Op basis van deze feedback starten we met een longlist van sprekers. Deze lijst bestaat uit 50-100 sprekers. Deze lijst brengen we terug naar een shortlist van circa 30 sprekers. In eerste instantie leggen we met zoveel mogelijk sprekers contact. Want natuurlijk is niet iedereen in de gelegenheid om deel te nemen of past niet iedere spreker binnen de begroting.

Klein maar (heel) fijn team

Deze editie vond volledig online plaats. In eerste instantie wilden we graag een professionele studio ruimte huren om dit te kunnen faciliteren. Een aantal locatiebezoeken en offertes later besloten we tijdens een overleg met het team om het toch op ons eigen kantoor te organiseren. De kosten voor het huren van een studio zijn vrij hoog en daarbij willen we vaker online events kunnen organiseren. Dus waarom niet zelf in de techniek investeren? 

Zo gezegd, zo gedaan. We lieten ons informeren over de juiste apparatuur en schaften alles aan wat noodzakelijk was. Gelukkig zijn de mannen bij ons op kantoor technisch aangelegd, dus na een kleine zelfstudie (via o.a. YouTube) waren we klaar.

Waar je bij een fysiek event op locatie met veel personeel te maken hebt (o.a. mensen voor de techniek en catering) was dat nu in onze eigen studio niet nodig. Met een klein team (slechts 3 mensen) hebben we de volledige 3 dagen kunnen faciliteren. Iedereen wist precies wat er van hem of haar verwacht werd. Het was een geoliede machine, alsof we dit al jaren deden. Dit zorgde ervoor er een super relaxte sfeer was achter de schermen en alles (vrijwel) vlekkeloos is verlopen. 

 

Was jij er online bij?

Natuurlijk zijn er altijd verbeter mogelijkheden. De evaluatie met het team staat gepland. En daarna starten de voorbereidingen voor Social Media Ondernemer Congres 2022 weer heel snel. En ondanks dat deze online editie ontzettend relaxed was, hoop ik tóch dat we jullie volgend jaar weer allemaal op locatie mogen verwelkomen.

Was jij er ook online bij deze editie? Dan zijn we heel benieuwd naar jouw mening! Tips zijn altijd welkom. Wil je graag een review achterlaten? Dat zou natuurlijk fantastisch zijn. Dat kan via Google of Facebook.